Du papier au zéro papier, les avantages de la dématérialisation des factures

vendredi 28 septembre 2018


Du papier au zéro papier, les avantages de la dématérialisation des factures

Le zéro papier est une expression à la mode dans le monde de la location. Dans un but d’écologie, d’efficacité et de productivité, nous recherchons tous des façons de réduire la paperasse afin de travailler sans papier à 100%.

A quoi pensez-vous quand on vous parle du grand volume de factures papier dans votre entreprise ? A la réimpression des factures qui ont été perdues en transit ? A l’archivage des factures qu’il faut conserver en cas de contrôle ? Au temps passé avec des problèmes d’imprimante ? Vous serez ravi d'entendre que les choses peuvent changer !

Les entreprises de location se mettent progressivement à dématérialiser leurs factures. La facturation électronique devient obligatoire en France si vous traitez avec les marchés publics et la réception de factures dématérialisées de sociétés privées le devient aussi. En dehors de cet aspect légal, la dématérialisation des factures peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise :

Règlement rapide des factures
Comme pour toute entreprise, de location ou autre, le traitement rapide des factures est important pour la bonne gestion des flux de trésorerie. La facturation manuelle est non seulement sujette aux erreurs, mais elle comporte également un élément d'incertitude. Quand la facture quitte votre bureau dans une enveloppe, vous perdez contrôle. Arrivera-t-elle à temps? Arrivera-t-elle à destination ? Si elle arrive, sera-t-elle livrée à la bonne personne ?

La dématérialisation vous offre une tranquillité d’esprit. Vous pouvez garantir que votre facture parviendra à la bonne personne presque immédiatement. Avec un délai d'exécution des paiements plus rapide, des réclamations moins fréquentes et moins de création d’avoirs, vous aurez un contrôle plus efficace de votre trésorerie.

Gain de temps pour votre entreprise
Combien de temps passez-vous à préparer, triller et poster vos factures papier? Cela représente-il beaucoup de temps et de travail? La facturation de fin de mois peut parfois durer des jours passés à vérifier les factures, les imprimer, les mettre sous enveloppe, les affranchir et les emmener à la poste ... c’est un travail interminable, pour ne pas dire coûteux! Si un client a plusieurs contrats à facturer, vous essayez sans doute d’envoyer ces factures dans la même enveloppe. Imaginez le même résultat avec moins d’efforts ...

Automatiser ou numériser votre processus de facturation, ou même une partie, et le faire par voie électronique, non seulement rend les tâches de fin de mois moins intimidantes, mais ceci vous permet de libérer du temps pour que votre équipe puisse concentrer ses efforts dans des rôles générateurs de revenus!

Réduction des coûts 
Quand vous aurez remplacé vos processus papier par la facturation électronique, vous constaterez une réduction des coûts pour votre entreprise. Non seulement l'impression elle-même est coûteuse : frais de papier, d'encre, frais de port, la réimpression des factures perdues et les autres frais associés à la facturation manuelle, mais considérez aussi le temps passé !

Satisfaction clients
La flexibilité et le service clients sont importants pour toute entreprise désirant se développer. Au fur et à mesure de l’évolution de la technologie, vos principaux clients vous demanderont de plus en plus de facturer au format XML. Ceci permet de simplifier le processus de facturation et de vous faire payer le plus rapidement possible. XML permet de consolider vos données dans un flux cohérent reconnu internationalement. Vous pourrez négocier avec des grandes sociétés internationales partout dans le monde, comme si elles étaient à côté de chez vous. La facturation électronique est même une condition par de nombreuses organisations pour vous accepter en tant que fournisseur. Cet avantage peut vous permettre de vous démarquer afin de gagner de nouveaux clients.

La facturation électronique peut vraiment transformer votre façon de travailler. Que vous souhaitiez être plus écologique, plus efficace, plus productif, gagner du temps, réduire votre charge de travail, augmenter vos revenus ou fidéliser vos clients, la facturation électronique vous le permettra. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation des factures dans votre entreprise, appelez-nous au +33 (0)1 40 90 31 82, envoyez un e-mail à info@mcsfrance.fr ou visitez notre site web www.mcsfrance.fr
 


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