Avec quatre dépôts fournissant un service intégral de location de matériel audiovisuel et de matériel de scène à travers l’ensemble de l’Angleterre, Quadrant Visual Solutions est l’un des leaders dans son domaine. Son matériel de location comprend des équipements audiovisuels vidéo et de projection, des équipements de son professionnels, un ensemble d’équipements d’éclairage, des équipements de conception de scène, des équipements de production vidéo, tout cela géré par une équipe de techniciens et de gestionnaires d’événements formée.
Le défi
Depuis sa création, Quadrant a géré ses processus de location en utilisant des méthodes manuelles d’enregistrements de location et de procédures administratives cependant, l’ensemble des transactions financières était effectué dans une application comptable baptisée Iris Exchequer.
La société Quadrant a pris la décision d’installer un système informatique de gestion de location qui, non seulement, fournirait un meilleur contrôle et une meilleure coordination de l’ensemble de son matériel audiovisuel mais encore qui ferait un effet de levier conjointement avec Exchequer.
« Nous avions une dette de reconnaissance vis-à-vis d’Exchequer, qui avait loyalement servi la société durant des années », explique David Carter, responsable des locations et président de la société. Quel que soit le logiciel choisi, il devrait s’adapter à notre acquis afin de gérer l’énorme quantité de données que cela représentait.
La Solution
Après avoir analysé les différentes offres du marché, David Carter et son équipe ont choisi MCS-rm, la solution logicielle de gestion intégrée de location développée par MCS. Cette solution Windows fournit des informations de façon rapide et adaptée afin de fournir une gestion optimisée des stocks, d’améliorer les saisies et d’obtenir davantage de précision ainsi que d’augmenter la satisfaction des clients.
« Nous avons choisi MCS-rm en raison de son intégration avec Exchequer et sa capacité à gérer et contrôler les opérations de location », poursuit David Carter. « Nous voulions formaliser et centraliser nos méthodes de location, depuis le devis jusqu’à l’impression du contrat, la livraison du matériel et l’envoi de la facture finale. »
Notre société a travaillé en liaison avec l’équipe technique de MCS afin d’installer les principales fonctionnalités de MCS-rm et de les intégrer à Exchequer. Cela impliquait l’ensemble des fonctionnalités permettant à Quadrant d’unifier les processus de location tels que la gestion des actifs, le contrôle des stocks, les ordres d’achats, tout cela en un seul système facile à utiliser.
Les bénéfices
Une fois MCS-rm pleinement intégré avec Exchequer, la société Quadrant a pu automatiser et contrôler l’ensemble de ses locations sur un seul système.
« Une fois MCS-rm opérationnel et couplé à notre logiciel comptable Exchequer, nous avons commencé à tirer parti des bénéfices d’efficacité et de productivité du nouveau système » confirme David Carter. « C’est efficace pour gérer nos locations les plus rentables, lorsque nous louons à la fois les systèmes son et vidéo en même temps qu’avec un technicien. La solution MCS-rm gère et coordonne l’ensemble des détails afin de rendre le processus plus simple et plus précis. »
Avec plus de 3000 produits d’inventaire dans son portefeuille, Quadrant atteint de 300 à 350 contrats de location répartis en 12 à 15 événements chaque mois. Cette énorme charge crée évidemment des défis logistiques et financiers dans la mesure où chaque contrat se doit d’être négocié, signé et en même temps les mouvements de stock doivent être gérés. MCS-rm garantit la gestion et le contrôle de toute cette activité de façon simple à la fois pour le client et pour la société. Chacun peut à tout moment vérifier le statut de chaque élément de stock qu’il soit disponible ou loué ou encore qu’il ait besoin d’une maintenance, ou d’être transporté vers un autre dépôt.
« Nous pouvons rapidement et efficacement réaliser des devis. De façon typique, nous allouons un prix prédéterminé selon un barème qui correspond aux accords précédents avec le client et nous effectuons ainsi un devis immédiat suivi d’un contrat utilisant les mêmes paramètres. Pour nous qui venions d’un système manuel, c’était révolutionnaire. »
Le futur
L’étape suivante pour Quadrant consistera à bénéficier des fonctions de prix promotionnel et du planning de disponibilité de MCS-rm. Cela donnera à chacun une idée de l’usage et de la profitabilité de chaque élément de stock. « Certains bénéficient davantage que d’autres d’un discount », explique David qui ajoute « c’est pourquoi il serait utile de connaître l’exacte profitabilité de chaque pièce prise individuellement ».
Avec MCS-rm disponible pour automatiser, gérer et contrôler chaque aspect de chaque opération, la société Quadrant est en mesure d’unifier ses forces avec un effet de convergence synergique et de capitaliser ainsi sur chaque opportunité qui se présente.
Pour découvrir comment MCS-rm peut vous aider dans votre domaine appeler le +33 (0)1 40 90 31 82 ou utiliser la demande de renseignements.
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