Plant and Site Services (PSS) a été créé en 1991 pour fournir un service de première classe de location de machines et de matériels de qualité pour l'industrie des pipelines. Une croissance récente a forcé l'entreprise a changé son système archaïque de feuille de calcul en faveur d'une solution de gestion intégrée de location développée par MCS, éditeur, spécialisé dans la location.
Le défi
Depuis 1991, PSS a connue une croissance rapide et est maintenant une société de location spécialisée avec un chiffre d’affaire de plusieurs millions de livres. Dans les premiers jours, la société contrôlait manuellement son business de location et suivait le mouvement de l'équipement en location et hors location sur papier.
« Il est juste de dire que nous étions assez petit pour compter sur des feuilles de calcul et la mémoire individuelle quand une pièce d'équipement était due pour un service ou une vérification d'entretien », a expliqué Peter Hammill, le Directeur Informatique chez PSS. « Toutefois, nous avons vite eut le besoin de renforcer la gestion et les finances de notre entreprise ainsi que nos relations clients. »
La solution
MCS-rm est un programme complet de gestion intégrée de location développé par MCS. Cette solution, forgée sur une base de données Windows fournit des informations puissantes pour optimiser l'utilisation des actifs, un débit plus rapide, une prise de décision améliorée et une satisfaction accrue des clients.
« Nous avons été impressionnés par les fonctionnalités offertes par MCS-rm ainsi que l’excellente connaissance du produit par la compagnie, la compréhension de l'industrie de la location et le service après vente, » explique Peter.
PSS ont installés le PGI de location de MCS en l'intégrant avec SAGE, leur logiciel de comptabilité existant. Cela a permis a leur entreprise de location de regrouper toutes les informations clients, y compris l'information financière, les paramètres du contrat, les coordonnées clients, l'histoire de la location et des limites de crédit en un seul système convivial.
« Dès que le système standard de location et la fonctionnalité « Contrats » étaient en exploitation, nous avons immédiatement activés le Portail Web Client avec le module des devis et Gestion des commandes, » a ajouté Peter.
Les bénéfices
Peter confirme que MCS-rm est déployé au sein l'organisation pour coordonner les machines, contrôler les finances et gérer les clients.
« Par exemple, l’agence de location utilisera le programme pour créer un devis sur la base des besoins des clients et le convertira automatiquement en un contrat », a poursuivi Peter. « Ils peuvent voir en un coup d'œil ce qu’un client actif a en location, pour combien de temps et quelles sont les clauses du contrat. En fait, la capacité du système de convertir automatiquement des devis à des contrats nous fait gagner énormément de temps, d'argent et accroit notre rentabilité. »
En outre, le département de la comptabilité chez PSS utilise l'intégration Sage pour gérer et contrôler les factures. Cela leur permet de surveiller les limites de crédit, de gérer les factures payées et impayées ainsi que de contrôler le paiement des factures fournisseur.
« MCS-rm non seulement rationalise nos procédures de comptabilité, il fait gagner du temps et améliore la précision, optimisant ainsi la satisfaction du client et du fournisseur, » a expliqué Peter.
PSS ont également utilisé le PGI de location MCS pour créer un portail extranet client qui permet aux clients d’accéder à un large éventail d'informations dans un environnement sécurisé et contrôlé jour et nuit.
« Les clients peuvent se connecter pour consulter leur locations actuelles et passées, le statut de leurs contrats et leur historique de facturation, » dit Peter. «Le système encourage l'autosuffisance des clients et la satisfaction. Les avantages sont énormes -. Depuis les ventes accrues à la réduction du temps sur les requêtes. »
Le portail extranet client, Peter revendique, est aussi une aubaine pour les clients qui peuvent désormais assurer un meilleur contrôle de leur situation de location en ligne. Une fois connecté au portail extranet, les clients peuvent visualiser leurs factures et états, les preuves de livraison (POD) et les notes de retour ainsi que les matériel en sous location sans avoir besoin de téléphoner pour fixer les dates de retour, etc.
Le portail extranet client nous a aidé a gagner des affaires avec une entreprise de construction de renommée mondiale intéressée de louer des équipements PSS en permettant l'accès aux informations critiques. Une fois que les détails ont été consultés et les informations convenues, l'entreprise de construction est allée au devant et a pré-autorisée trois nouveaux contrats avec PSS.
« Un autre énorme avantage pour notre organisation est la fonctionnalité « kit » de MCS-rm qui nous donne la flexibilité et le contrôle de mélanger et assortir les composants d'une location pour répondre aux besoins spécifiques des clients, » a poursuivi Peter.
Le futur
La compagnie s’est engagée dans une relation à long terme avec MCS et a des plans pour activer les fonctionnalités du module « Atelier et l’Entretien » dans le système. Cela permettra au personnel de l’atelier de l'entreprise de location de suivre et de gérer les dates de maintenance de leur équipement, et de générer des rapports pertinents.
« Nous prévoyons d'intégrer le module Atelier et Entretien avec le portail web client afin que les clients puissent rechercher pour eux-mêmes », a conclu Peter. « Tout ce que nous avons atteint avec MCS a donné lieu à un meilleur fonctionnement. Nous sommes extrêmement satisfaits de leur soutien et de la formation et j'ai hâte de nombreuses années de collaboration fructueuse. »
Pour connaitre comment MCS-rm peut aider votre entreprise, appelez-nous au +33 (0)1 40 90 31 82 ou utilisez notre formulaire de demande d’informations.
Lisez toutes nos études de cas