Portable Toilets Ltd est l’un des principaux loueurs de toilettes autonomes du Royaume Uni pour les secteurs du spectacle et de la construction. Avec plus de 20 ans d'expérience, la société est devenue un acteur majeur du service des sanitaires portables. Depuis son siège, au pays de Galles, et avec 3 dépôts supplémentaires, la société satisfait les demandes d’une liste importante de clients, qui comprend de grands festivals musicaux et des événements sportifs majeurs.
Le défi
Ben Cruise, le Directeur Commercial nous confie que la recherche d'un logiciel dédié à la location de toilettes devenait urgente. « Nous n’avions pas l’impression que notre logiciel était adapté à ce que nous souhaitions faire. Nous voulions que tout ce que nous réalisons dans nos bureaux soit aussi professionnel, souplement adapté et rapide que ce qui se passe en clientèle, grâce à une solution pouvant évoluer en même temps que nous. »
La Solution
MCS-rm coordonne et centralise tout le processus de gestion des contrats de location, d’administration et de facturation aussi bien que tout ce qui est relatif aux produits et clients. La plupart des unités sont reliées au système à l’aide d’un code qui aide à gérer les stocks. En outre, Ben et ses collègues ont enregistrés 900 sociétés, et de 2500 noms d’interlocuteurs dans MCS-crm (Gestion Relation Clients).
Selon Ben, « Le précédent système était très lourd. Mais comme nous fonctionnons désormais sous Windows, MCS-rm s’est avéré intuitif dès le début et même les utilisateurs non techniciens sont devenus performants très rapidement. »
Les bénéfices
La société a utilisé le module de Gestion des transports dès le premier jour. Cela s’est avéré particulièrement utile pour les plannings et la coordination des chauffeurs qui livrent, collectent et assurent les services liés à la gestion de leur parc de toilettes en les aidant à optimiser leur route et en leur fournissant différentes informations concernant l’itinéraire. Ceci permet de réduire les temps de conduite et les frais d’essence. Cela fonctionne en liaison avec Google Maps et Microsoft MapPoint. Les cartes peuvent être imprimées avec la route recommandée et les directions à prendre. Ben fait remarque: « Il n’y avait rien d’aussi pratique dans l’ancien système. »
La société utilise les options de MCS-rm pour spécifier la fréquence des services prévus dans le contrat location. En outre, une nouvelle amélioration en termes de service est fournie par le scan automatique des confirmations de vidange et d’entretien. Les conducteurs doivent parfois visiter jusqu’à vingt sites par jour pour l’entretien. MCS a développé des fonctionnalités grâce auxquelles les reçus correspondants sont imprimés avec un code barre et, de retour au dépôt, les feuilles de service signées sont scannées et enregistrées électroniquement en liaison avec le contrat de location correspondant.
« Si nous recevons une demande pour savoir si les services d’entretien ont bien eu lieu sur un site particulier, nous souhaitons avoir la possibilité de scanner la feuille de confirmation signée par le responsable du site. Nous en effectuons une sauvegarde avant d’en envoyer une copie par email chez le client » dit Ben.
En outre, la solution MCS-rm possède diverses fonctionnalités permettant de maintenir le contrôle d’une base de données diversifiée aussi bien clients qu’affaires en cours. Le fait de pouvoir consulter le Grand Livre est précieux, tout comme le fait de voir ce qui est prévu dans le futur, car cela fournit un instantané panoramique, accompagné de codes couleurs pour visualiser l’état des livraisons en cours, des stocks et des retours, de façon à agir directement là où cela est possible.
Ben se félicite des améliorations dans les rapports de gestion de MCS-rm, comparées à ceux de l’ancien système : « Nous disposons maintenant de faits et de chiffres fiables. Les rapports incorporent la gestion des rotations mensuelles ainsi que l’analyse des clients qui dépensent le plus, dans quel secteur et depuis quel dépôt. »
En tant que Directeur Commercial, Ben estime que le CRM s’avère indispensable : « Le CRM aide à bâtir une relation de confiance avec le client qui se trouve à la base de notre métier. Nous échangeons énormément d’informations avec nos clients ! Le CRM nous aide à tenir tout cela à jour. Nous gardons trace de tous les appels sur MCS-rm et en appuyant sur un seul bouton, nous sortons les courriers électroniques échangés avec un client. Cela économise un temps précieux car tous les détails des demandes client n’exigent d’être saisis qu’une seule fois. »
Le futur
MCS-rm a libéré un potentiel permettant d’aller plus loin. Les rapports d’atelier et de maintenance ainsi que les améliorations qui leur ont été apportées augmenteront encore l’efficacité globale dans le futur tout en améliorant le suivi du matériel.
Comme le remarque Ben, "Il est bon de savoir que nous sommes encore loin d’épuiser toutes les ressources de MCS-rm, bien au contraire. Nous allons pouvoir mettre en route de nouvelles améliorations pour accompagner l’évolution de notre travail dans les mois et les années à venir."
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