Kenings Car, Van and Truck est une société privée de location de véhicules située au Cap, Afrique du Sud, qui possède des bureaux à Johannesburg. Elle a démarré avec seulement quatre véhicules en 1996, jusqu’à proposer aujourd’hui (début 2011) une flotte de plus de 175 de voitures, caravanes et camions dans tout le pays.
Le défi
Kenings utilisait jusque là Novtel, une solution de gestion écrite pour un groupe de sociétés de location de voiture dont Kenings faisait partie. Cependant au fil des ans, de fréquentes modifications vers Pastel Partner, un système financier lié, ont fait jaillir des problèmes d’intégration depuis Novtel. Brian Hartmann, sous-directeur de Kenings, a alors décidé de choisir une autre solution.
« Nous avons compris que Novtel était devenu obsolète et que le lien entre les modules commençait à poser des problèmes » nous a déclaré Brian Hartmann. « Aussi avons-nous commencé à chercher une nouvelle solution de gestion nous permettant d’améliorer notre façon de travailler, et telle qu’elle intègrerait les différentes fonctions de façon plus efficace, afin de nous fournir un contrôle plus grand et qui nous fournirait en même temps des améliorations proportionnellement à la croissance de notre entreprise, en ce qui concerne la taille de la flotte et le nombre de nos succursales. »
La Solution
Après avoir passé en revue les diverses solutions disponibles, Brian Hartmann a choisi MCS-vr, la solution professionnelle de gestion de location de MCS. MCS bénéficie de nombreuses années d’expérience dans le domaine de la gestion de parc et de la gestion financière de sociétés de location à travers le monde.
Après une séance de présentation couronnée de succès l’état major de Kenings s’est déclaré impressionné et Brian Hartmann a installé MCS-vr en parallèle avec Novtel jusqu’au début de la nouvelle année comptable.
« Je l’ai apprécié en raison de sa facilité d’utilisation et parce que ce produit correspondait exactement à toutes les particularités de notre fonctionnement » nous a confié Brian Hartmann. « Au moment où nous avons commencé à fonctionner en solo avec MCS-vr, nous étions tous déjà opérationnels sur le produit. »
Les bénéfices
Au départ Brian Hartmann et son équipe utilisaient le système pour son aptitude à gérer l’essentiel du parc de véhicules. Comparé à l’ancien système MCS-vr offrait un ensemble de bénéfices sous forme de gains de temps et d’efficacité, bénéfices qui étaient bienvenus et fortement appréciés.
Selon Brian Hartmann, « L’avantage principal pour nous était que tout était automatisé. Après avoir longtemps utilisé l’ancien système nous avons apprécié le fait de n’entrer l’information qu’une seule fois tandis que MCS-vr s’occupait des réservations, des contrats, des factures et de tout le reste, après avoir appuyé sur une seule touche. »
La société Kenings a été sensible à l’efficacité de la Charte d’Allocation complète qui fournit en temps réel une grille de codes couleurs pour chaque élément de l’activité de location. C’est une vue d’ensemble complète qui est proposée à travers l’interface utilisateur, un instantané de l’utilisation des véhicules avec leur statut. Cela offre une représentation visuelle des véhicules en location en parallèle avec celle des véhicules disponibles.
« La façon dont nous avons commencé à utiliser MCS-vr a été simple », nous a expliqué Brian Hartmann, « nous prenons les demandes de location à partir des courriers électroniques reçus depuis notre site internet ou directement par téléphone et nous en entrons le détail dans le système. MCS-vr émet automatiquement un chiffrage qui est envoyé au client par email. Une fois accepté, le contrat est créé puis imprimé, avant d’être signé par le client lorsque celui-ci vient récupérer le véhicule. »
Les dommages causés aux véhicules constituent un problème crucial dans toute activité de location. Dans le cours normal d’une location, les rayures et les petits chocs surviennent de façon récurrente. Chez Kenings, MCS-vr rend ce contrôle plus facile. Lorsqu’un véhicule est rendu, un constat de dommages peut être émis par le système.
« Une fois le rapport entré dans le système, cela engendre un processus de signalement qui garantit que le client recevra une notification et une facture si le montant dépasse celui de la franchise d’assurance” ajoute Brian Hartmann. “C’est aussitôt intégré à l’historique du véhicule et centralisé par MCS-vr. »
A tout moment Brian Hartmann et ses collègues peuvent accéder à n’importe quel niveau de détail concernant le véhicule pour les dommages exceptionnels et, selon le temps disponible, faire exécuter les réparations entre deux locations.
Depuis la mise en route de MCS-vr, Brian Hartmann a réalisé exactement ce qui lui manquait avec l’ancien système. Avec MCS-vr et en utilisant leur site web pour les demandes de location, Kenings gère mieux l’information et donne plus rapidement satisfaction aux clients. Le système automatisé MCS diminue la paperasserie et améliore la qualité de la base de données.
Brian Hartmann a observé que des réponses plus rapides et des traitements intégrés rendaient la société Kenings plus productive, plus efficace et plus compétitive.
Le futur
Brian est le premier à admettre que MCS-vr offre beaucoup plus de fonctionnalités que ce qu'il utilise à présent.
« Nous sommes impatients de bénéficier des capacités du générateur de rapports commerciaux et de pouvoir gérer les services et les réparations de notre flotte efficacement grace au module de gestion Atelier et Maintenance. Nous sommes tres satisfaits avec MCS-vr » a conclu Brian.
Pour savoir comment MCS-vr pourrait aider votre entreprise de location , appelez-nous on +33 (0)1 40 90 31 82 ou utilisez notre formulaire de demande d’informations.
Lisez toutes les études de cas