Créée en 1960, Gordon Audio Visuel (AV) est l'une des plus anciennes entreprises audio-visuelles au monde. EIle fournit des produits et des services, allant de la location d’écrans plasma, des équipements audio visuel, jusqu’ à la mise en scène et l'éclairage et des services de post-production et techniques. Basée à Londres, la société dispose également de deux autres dépôts.

Le Défi

Le Directeur Général, Nick Clark décrit la situation avant que la compagnie déploie MCS-rm, « Notre ancien système manuel pouvait faire face lorsque nous étions une petite entreprise d'environ 250 000 Euros, mais il était vraiment antique. L’analyse du taux d'utilisation des équipements était faite au « Pif » et lorsque notre portefeuille clients s’est développé, des fissures ont commencées à apparaître. »

La pression était de trouver un système intégré et centralisé pour aider à exécuter et gérer efficacement notre business.

La Solution

Nick revient sur le processus de sélection pour trouver un système qui correspondait à leur budget et leurs objectifs, « Nous avions sélectionnés quatre systèmes potentiels, deux étaient des non-partants - l'un avait des fonctionnalités limitées et pas de formation, tandis que l'autre était un logiciel de comptabilité avec certaines fonctionnalités de gestion de location. »

Quant aux deux finalistes, Gordon AV a choisi MCS-rm pour ses fonctionnalités et sa convivialité: « La location de matériel est au cœur de notre business et nous voulions un logiciel qui pourrait s’interfacer avec la comptabilité Sage. Nous avons estimé que MCS-rm offrait le meilleur ajustement pour notre entreprise. Aujourd'hui, nous sommes satisfaits d’avoir fait le bon choix avec MCS. »

Une implémentation progressive a alors commencée. La première priorité était de rendre les fonctionnalités de base location accessibles aux cadres supérieurs et aux différentes équipes au sein de l'entreprise - agences de location, chefs de projet, les équipes de livraison et le département comptable. Nick prévient que les efforts impliqués dans la transformation d’un gros système manuel vers des processus électroniques ne doivent pas être sous-estimés.

Les avantages

Gordon AV peut désormais suivre l'ensemble des actifs, du devis jusqu’à la facturation. MCS-rm maintient un registre de chaque transaction et crée une image accrue de la disponibilité des équipements, l'utilisation et de leur location à tout moment.

Les utilisateurs à Londres et Sheffield accèdent au système via une connexion à distance. Pouvoir se connecter a distance présente de grands avantages: « C'était difficile de quitter le bureau », dit Nick, « mais maintenant je peux prendre congés et rester en contact avec mes collègues. La distance est sans objet. »

Bien que les dépôts gèrent leur propre inventaire, la fonction de transfert inter-dépôts ouvre l'accès à la liste de stocks combinée et réduit les coûts en permettant de partager les équipements coûteux.

Les données saisies par l'équipe du bureau de location au stade du devis sont utilisées pour créer les contrats et, éventuellement, les factures. La saisie unique des données permet d'économiser un gain énorme de temps et d'effort et élimine les erreurs humaines inhérentes à un système manuel.

Le système de facturation était la prochaine priorité et celui-ci est désormais intégré dans le processus de workflow. Aujourd'hui, lorsque l'équipement est retourné, il est facturé automatiquement et immédiatement, plutôt que d'attendre la facturation de fin de mois, comme cela se produisait auparavant. Ceci contribue à accélérer le flux de trésorerie dans l'entreprise.

Nick souligne un autre secteur clé où MCS-rm a fait un grand impact: « Nous avons souvent eu le problème d’envoyer un devis à un client et celui-ci a supposé que le matériel serait livré, même s’il n’avait pas réservé officiellement. MCS-rm a fait une différence énorme pour éviter ces malentendus coûteux. Avec toutes les cotations sauvegardées dans le système, notre directeur commercial peut vérifier que tout devis non confirmé est suivi, de sorte qu'aucune opportunité ne soit manquée. »

Il ajoute: « Même si le client refuse une offre, nous pouvons analyser la raison et cela nous permet ensuite de faire des actions marketing ciblées. Avons-nous perdu sur les prix, par exemple, ou à cause de facteurs hors de notre contrôle? »

L'avenir

Aujourd'hui, MCS-rm contrôle toute notre gestion et nos opérations quotidiennes. Gordon AV est devenue de plus en plus familière avec MCS-rm, et la portée du système a été étendue. Nick a actuellement hâte de déployer le module de gestion de projet qui rendra la compilation de cotations plus facile.

Nick commente sur l'équipe: « Travailler avec l’équipe MCS est très agréable. Le service après vente est fantastique et je suis convaincu que j’ai bien dépensé mon argent ! »

Nick résume: « La différence majeure que MCS-rm a apportée à la gestion de nos affaires diversifiées, c'est que le directoire peut désormais, pour la première fois, obtenir des données critiques et les analyser lors de nos réunions régulières. Nous trouvons ceci absolument essentiel durant le climat économique difficile d’aujourd'hui. »

Pour connaitre comment MCS-rm peut aider votre entreprise, appelez-nous au +33 (0)1 40 90 31 82 ou utilisez notre formulaire de demande d’informations.