Le groupe Segex, basé à Paris, regroupe des entreprises qui fournissent aux organismes d'aménagement du territoire et d'urbanisme des engins de construction sans conducteur, du matériel agricole et des véhicules utilitaires.
En raison du grand nombre de locations internes, à gérer par les quatorze filiales du groupe, l'entreprise recherchait une nouvelle solution pour centraliser celles-ci et un logiciel suffisamment flexible pour simplifier ses procédures. Une société indépendante, Segex Materiels, fut donc créée au sein du groupe Segex pour assurer cette gestion.
Le défi
Initialement, l’équipe de Segex Materiels utilisait un outil spécifique pour gérer la masse de contrats de location interne du groupe Segex. Cette solution convenait au départ mais l’équipe informatique décida rapidement d'acquérir un logiciel plus puissant permettant de gérer toutes les exigences des locations internes, en comprenant la location de leurs propres équipements ainsi que du matériel loué auprès de fournisseurs extérieurs.
David Bessy, Directeur de projet pour la nouvelle installation, et son équipe passèrent en revue les divers Progiciels de Gestion Intégrée existant sur le marché après avoir reçu nombre d'offres de fournisseurs potentiels. Le programme aurait à gérer, entre autres impératifs, la planification et le calendrier de location de machines, la facturation, les pièces de rechange et la dépréciation pour une gamme complète de matériel de construction.
La solution
Après avoir étudié les solutions existantes sur le marché, l'équipe a retenu le logiciel MCS-rm, pour sa flexibilité, sa convivialité et le faite qu'il soit configurable aisément. Le module qui permet le renouvellement des locations, intégré à MCS-rm, améliorait la gestion de leurs procédures de sous-location par rapport aux fournisseurs et aux équipements, du début à la fin. Ce module offre la possibilité de charger les tarifs des fournisseurs dans MCS-rm, faisant gagner beaucoup de temps à Segex Materiels en permettant de sélectionner rapidement et efficacement des produits aux prix de location désirés. Le logiciel permet ensuite d'entrer les informations du chantier correspondantes.
Le référencement de toutes les factures de sous-location des fournisseurs pour optimiser le rapprochement des factures fait partie des solutions développées pour Segex Materiels.
Un bouton spécial de sous-location intégré au contrat de location MCS-rm permet à Segex Materiels de trouver instantanément un équipement qu'ils n'ont pas en stock. Ce bouton fait apparaître une liste de fournisseurs auprès de qui louer la machine en question et donne les informations sur les matériels et les prix, économisant ainsi énormément de temps de recherche du produit désiré.
Le système génère ensuite un bon de commande au fournisseur qui peut être envoyé par email et crée un code de location permettant à l'utilisateur d'effectuer le suivi du produit dans le système. Segex Materiels peut alors produire un récapitulatif des frais et des recettes de l'équipement concerné et le client peut ensuite être facturé.
Les bénéfices
Avec la solution utilisée auparavant par Segex Materiels, chaque action prenait plusieurs minutes pour être effectuée et le système n'était pas toujours fiable, ce qui signifiait qu'il fallait souvent revérifier les entrées.
Avec MCS-rm, Segex Materiels a pu accélérer de manière importante le processus de saisie, de reporting, de facturation et les opérations similaires de manière beaucoup plus précise. Le reporting se faisait manuellement sous Excel mais depuis l'implémentation de MCS-rm, la fonction de reporting a été automatisée et on peut maintenant produire des rapports complets sur la localisation des machines en cliquant simplement sur un bouton. On peut effectuer des rapports sur des machines envoyées à l'atelier et refacturer facilement à la filiale concernée. La gestion des pièces de rechange est automatisée pour que les coûts de maintenance puissent être suivis de manière simple et claire. La facturation est maintenant, elle aussi, une tâche simple, puisque l'équipe administrative de Segex Materiels peut à présent produire des factures mensuelles aux filiales.
M. Coubrun, Responsable de la société Segex Materiels, qui travaille avec le nouveau logiciel dit de celui-ci : « MCS-rm est intuitif. Comme il tourne sous Windows, nos employés le trouvent facile à utiliser, ce qui fait qu’on voit nos frais de formation diminuer. »
David Bessy ajoute : « La rapidité est l’avantage principal offert par la solution MCS-rm. De plus, nous avons maintenant un système de gestion de notre parc de véhicules qui est beaucoup plus fiable qu’auparavant. »
L'avenir
Segex Materiels s'oriente maintenant vers l'extension du système MCS-rm pour inclure le Portail Extranet Client de MCS. Actuellement, les demandes de location Internes du groupe Segex se font par téléphone. Le Portail Extranet permettra aux membres du personnel du groupe de faire des pré-réservations de locations de machines et équipements en précisant la période de location et le chantier concerné grâce à l'extranet, économie évidente de temps de travail pour le groupe et pour Segex Materiels. Le Portail Extranet Client donnera au filiales du Groupe une visibilité complète de son historique de contrats et permettra de visualiser des données importantes des contrats de locations ainsi que des relevés de compte et les factures. Cela permettra à Segex Materiels d'augmenter l'efficacité et la productivité auprès de ses filiales sœurs et de réduire les erreurs, économisant par là du temps et en diminuant les coûts de traitement des demandes.
Pour savoir comment MCS-rm pourrait aider votre entreprise de location , appelez-nous on +33 (0)1 40 90 31 82 ou utilisez notre formulaire de demande d’informations.
Lisez toutes les études de cas