Mardi Gras fournit aux organisateurs tout le matériel nécessaire à la réussite de leurs événements. De la location de chapiteaux et de tables jusqu'à la verrerie et les articles de fête tels que des ballons, des banderoles et des accessoires de costume.
La société, située dans la région de Hawke Bay, couvre une zone qui s’étend sur un rayon de 70 km de la ville de Hastings, où son dépôt est basé, à l'île de Nouvelle-Zélande du Nord. 9 employés constituent l’équipe qui prend soin des clients typiques comme le Prix du Vin Mercedes Benz géré par la société agricole locale, les festivals d'été, les concerts pop et les fêtes de famille.
Le Défi
Le Directeur Général, Greg Gilmour, a récemment repris l'entreprise et a priorisé le rafraichissement du système informatique: « Nous avions besoin d'une stratégie technologique solide pour nous remettre sur les rails et gestion de stock efficace pour affronter la récession et améliorer le service offert à nos clients fidèles. »
L'entreprise utilisait précédemment un vieux système basé sur DOS. Même avec la possibilité de l'améliorer, Greg voyait que cette solution n’offrait pas le niveau requis en termes de rapports, de gestion de stock efficace et de planning des disponibilités. Le système de remplacement devait donc être forgé sur des technologies Microsoft Windows: « Le personnel est habitué à Windows et MCS-rm s’avère être un système très facile à adopter et à utiliser. »
En voyant une démonstration du système de location, MCS-rm et après avoir eut l'opportunité de l'essayer, Greg reconnait qu'il pourrait faire l'affaire: « J 'ai été très impressionné par ses fonctionnalités et a compris qu'il offrait de nombreux avantages pour gérer les processus d’exploitation d'une entreprise spécialisée dans la location de matériel. Le système offre également la facilité d'utilisation et la simplicité que nous voulions et serait également installé et maintenu professionnellement par MCS. »
La Solution
Greg devait avoir le nouveau système operationnel en six semaines. « Le service fournit par MCS a été excellent: MCS a bougé ciel et terre pour déployer un système en quelques semaines. »
La mise en oeuvre du logiciel s’avéra simple et harmonieuse grâce à l'équipe de consultants de MCS. « Depuis la construction de la plate-forme jusqu'à l'importation de toutes les données et modèles, le déploiement a été rapide et efficace » commente Greg. « Toute la formation initiale s'est faite en ligne et, comme nous l'avions espéré, nos utilisateurs ont trouvé le système très convivial. »
Initialement, Mardi Gras a signé pour quatre utilisateurs, ce qui est susceptible d'augmenter à cinq, dans un avenir proche, avec deux utilisateurs pour le bureau de location et deux dans le bureau général.
Les Bénéfices
Greg est satisfait de la manière dont MCS-rm aide son équipe à offrir un service client exceptionnel: « Nous sommes heureux que MCS-rm fait tout ce que nous voulons et avons été impressionnés par ses processus uniformes et la structure du système a contribué à favoriser la cohérence des processus de gestion de la qualité à travers l'entreprise. Aujourd’hui, tous les devis, contrats et listes de livraison utilisent le même format. La tarification et la facturation sont effectuées d'une manière identique par celui qui prend la commande. Nous avons aussi une gestion précise des contrats de location, de nos livraisons et retours. »
Comme le souligne Greg, l'élément clé d'une entreprise de location dédiée aux événements est le contrôle des stocks: « Avec MCS-rm, nous savons où tout est à tout moment et quel volume reste à louer. Nous pouvons gérer l’inventaire rapidement pour assurer une utilisation maximale, alors que le planning nous donne une image concrète de ce qui est disponible et ce qui est réservé dans le futur. »
Greg poursuit en disant, « Nous stockons et gérons tout notre matériel dans le système. Notre inventaire compte des milliers d'articles avec des volumes importants. J'apprécie fortement la façon dont le planning nous aide à gérer cela. Il permet de voir où tout est, afin que nous puissions porter un jugement éclairé sur l’allocation du stock pour les événements à venir. Nous pouvons générer des cotations pour des événements en 2014, alors cela nous aide à planifier avec précision pour l'avenir, ce qui maximise les bénéfices. MCS-rm nous apporte le contrôle que nous recherchions. »
Le système gère également la casse et les pertes. « C'est génial! » dit Greg. « Lorsque les articles rentrent, nous notons dans le système tout ce qui ne fait plus partie de notre stock et le système adapte automatiquement l’inventaire pur nous en donner une image précise. C'est un gain de temps énorme. »
La majorité des devis clients sont générés via Internet, la flexibilité que MCS-rm propose pour manipuler les formulaires et documents est une autre fonctionnalité très utile. Greg dit: « Nous pouvons personnaliser les formats de documents, y compris l'ajout de termes et conditions ainsi que la taxe de service, en incorporant l'information dans un format facile à lire et à comprendre, par nos clients. »
Plans Futurs
La majorité des devis clients sont générés via Internet, la flexibilité que MCS-rm propose pour manipuler les formulaires et documents est une autre fonctionnalité très utile. Greg dit: « Dans un futur proche, nous développerons des rapports spécifiques à notre activité et peut utiliserons les fonctionnalités inexploitées telles que le portail Web client. Ce sera un avantage considérable. »
La prochaine étape importante est d'utiliser MCS-rm pour l'activité de distribution de l'entreprise. Greg explique: « Nous allons éventuellement remplacer notre comptoir PC et peut-être utiliser des tablettes. Je suis très excité à l'idée de 'Going Mobile’ en permettant à nos clients de commander et de payer à distance. C’est un potentiel énorme - nous savons que nous n’explorons que la surface de tout ce que MCS-rm peut offrir . »
Pour savoir comment MCS-rm pourrait aider votre entreprise de location, appelez-nous on +33 (0)1 40 90 31 82 ou utilisez notre formulaire de demande d’informations.
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