Associée à l’industrie de la location de grues depuis 1957, Baldwins gère actuellement une flotte de grues de 7 à 1000 tonnes à partir de plusieurs dépôts répartis stratégiquement à travers le Royaume-Uni. La société opère trois divisions qui comprennent des grues lourdes, des grues à tour et des services de levage.
Le défi
La plupart des levageurs louent leurs grues avec un opérateur formé et expérimenté dans l'utilisation de leurs équipements. De plus, la facturation est tributaire d'un système de fiche de pointage où l'opérateur est tenu d'obtenir la signature du client pour la préparation du chargement.
« Chez Baldwins, chaque dépôt gère traditionnellement leurs propres locations. » a expliqué le directeur général, Lorraine Baldwin. « Ceci nous a donné un défi de coordination pour contrôler la centralisation des commandes, la gestion des contrats et des factures. »
Avant MCS-rm, Baldwins gérait manuellement les procédures de location. Les informations de la facture devaient être saisies à la main dans le logiciel de comptabilité SAGE et dans les grands livres des clients afin de vérifier l'état des paiements. C'est alors seulement que les directeurs d’agence pouvaient savoir si de nouveaux contrats de location seraient autorisés. Ceci était une perte de temps énorme et ne fournissait pas un contrôle adéquat de crédit du client ou de procédures de facturation.
En outre, toute la facturation était effectuée à partir de zéro. Chaque semaine, le siège social de Baldwins recevait des lots de contrats de location de chaque dépôt rédigés à la main. Le personnel devait ensuite rentrer toutes les informations dans Sage afin de créer une facture. C'était un travail lent et fastidieux.
La solution
Grâce à l’intégration totale avec SAGE 50, Baldwins peut contrôler leurs opérations plus aisément, ayant une visibilité accrue des informations des clients depuis les limites de crédit et le crédit disponible, le solde actuel, l'état du compte et les montants non facturés jusqu’aux nombreux détails financiers. De plus, en fixant des limites de crédit liées à la clientèle, le comptable peut vérifier que le compte est approvisionné avant de lancer de nouveaux contrats.
Les responsables d’agence ont également un meilleur contrôle, car ils peuvent créer un contrat directement dans le système. L’information de chaque location est inscrite depuis MCS-rm et un contrat est automatiquement généré à une pression d'un bouton. Ce contrat détaillé donne un numéro unique qui identifiant chaque grue dans la flotte, les dates de début et fin de location, le taux de location en vigueur et les coordonnées du client, y compris l'emplacement de la location. Un bon de livraison est ensuite imprimé pour fournir à l'opérateur toutes les informations pertinentes qui sont aussi liées aux fiches de pointage journalières dès que le travail a commencé.
« C'est une procédure simple, mais très efficace pour faire face à la problématique de nos activités », a commenté Lorraine.
Les contrats et les fiches de pointage associées, ainsi que les notes écrites à la main qui, par exemple, mettent en évidence des changements dans la période de location, sont envoyés au siège social pour facturation. Avant l’installation de MCS-rm, chaque facture devait être créée à la main. Aujourd’hui, ils doivent simplement vérifier les fiches de pointage contre le tarif appliqué et les notes écrites sur les contrats avant de faire les modifications nécessaires, pour les convertir en factures et les envoyer au client.
« Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi d'économiser sur le coût de la pré-impression et du stockage des boîtes numérotées de contrats que nous utilisions auparavant », a ajouté Lorraine.
Plans futurs
Puisque la productivité et la rentabilité sont maintenant améliorées chez Baldwins, ils sont impatients d'exploiter plus de fonctionnalités au sein du système. En particulier, le module de traitement des bons de commande qui leur permettra de minimiser les coûts des dépenses en optimisant la gestion des commandes.
Lorraine conclue. « Dans l'ensemble, le personnel est très satisfait du système édité par MCS et apprécie l'efficacité qu'il propose dans la réduction de la charge de travail. »
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